Portal de Proveedores

el


Alcance

El portal de proveedores es una herramienta web diseñada con el objetivo de facilitar el proceso por el cual los proveedores de la empresa envían sus facturas para revisión  y autorización del pago correspondiente por parte de la empresa. De esta manera cuando el proveedor sube sus facturas en el portal estas son registradas en el VS y ligadas a sus procesos respectivos de compra (órdenes de compra, avances de contrato, etc.) en el mismo de manera automática.

 

Beneficios

  • No es necesario capturar toda la información de la factura.
  • Solo se requiere cargar los archivos XML del CFDI para que el sistema pueda crear la factura en el sistema VS.
  • Cuenta con una interfaz amigable, con un manejo sencillo y fácil  para el proveedor.
  • Vinculación automática de la factura con procesos de seguimiento de compras.
  • Posibilidad de consultar el estatus de todas las facturas ingresadas sin tener que comunicarse a la empresa para llevar este seguimiento.
  • Se elimina el trabajo de tener que capturar las facturas por parte de los usuarios de la empresa.


Índice

Configuración de un proveedor
Acceso al portal
Cambio de imagen como fondo del acceso al portal
Página principal
Cambiar contraseña
Registrar una factura
  •    Factura de proveedores a partir de una orden de compra
  •    Factura de proveedores a partir de un avance de contrato
  •    Envío de la factura al VS
Consulta de facturas autorizadas para pago
Impresión del listado de facturas

 


Configuración de un Proveedor


Para configurar que un proveedor tenga acceso al portal de proveedores es necesario que un usuario administrador entre al sistema VSControlTotal y habilite el permiso a este sitio. Para realizar esto se debe ir al catálogo de proveedores, abrir el registro correspondiente y desde la ficha configuraciones marcar la opción de acceso al portal de proveedores, así como la contraseña inicial con la que el proveedor podrá accesar (ver imagen).
CONFIGURACIÓN ACCESO A PORTAL

 

Acceso al portal

Una vez que se ha configurado el permiso correspondiente al proveedor, debe enviársele tanto la contraseña de acceso como el link de ubicación del sitio. Con dicha información el proveedor podrá ingresar al portal donde se muestra la siguiente pantalla en donde debe seleccionar la empresa a la que pertenecen las facturas, así mismo debe ingresar el RFC y la contraseña que lo autentifican, después de esto simplemente se debe dar clic en el botón Iniciar sesión.
Inicio de sesión

 

Cambio de imagen de fondo al acceso del portal


Para modificar la imagen de fondo del Portal de Proveedores realice lo siguiente:

       1. Entrar al Portal de Proveedores de forma local.
Es decir, estando conectado de forma Local (en la misma red que el servidor) agregue la siguiente dirección: http://localhost/PortalProveedores/InicioSesion.aspx

       2. Dar clic sobre el botón de Configuración
BOTÓN CONFIGURACIÓN
       3. En la parte izquierda de la página dar clic sobre el botón Cambiar Imagen 
       4. Enseguida se abrirá la opción cambiar imagen del sistema 
cAMBIAR CONFIGURACIÓN
       5. Seleccionar la opción: Seleccionar archivo y localizar la imagen que requerirá se muestre como escritorio
       6. Finalmente dar clic sobre la opción Aplicar para que los cambios se afecten.
sELECCIONAR ARCHIVO
En caso de querer regresar a la imagen iniciar dar realizar el procedimiento del 1 al 4 y dar clic sobre la opción Predeterminada.

Página Principal

Una  vez  que  ha  iniciado  sesión  verá  la  siguiente  pantalla  en  la  que  se muestra un listado de las facturas que se encuentran en proceso de verificación, para seleccionar la información que desea consultar puede hacer uso de los datos que se encuentran en la sección de filtros como por ejemplo: folio, UUID, fecha recepción, fecha de documento, en estatus  usted podrá filtrar por Proceso  de verificación, Pendientes de pagar (a revisión, autorizadas para pago y parcialmente pagadas) y pagadas.  Para aplicar un filtro debe dar clic en el botón de Actualizar que se encuentra en la parte superior derecha.

Dentro de los datos que usted puede consultar en el listado se encuentran: fecha  de recepción, serie,  folio,  fecha  del  documento, UUID, subtotal, IVA, total, moneda y estatus. 
PAGINA PRINCIPAL DEL PORTAL
 

Cambiar contraseña


Una vez que el proveedor ingresa al portal es recomendable que cambie su contraseña de acceso, a fin de que tenga la seguridad que cuenta con un password  definido por él mismo. Para realizar esto debe hacer clic en el botón de configuración que se encuentra en la parte superior derecha, debe seleccionar la opción Mis datos, una vez hecho esto verá una ventana con su información principal, después debe seleccionar la casilla Actualizar contraseña, posteriormente se mostraran los campos, solo debe llenar esta información y dar clic en el botón Actualizar.
Información y cambio de contraseña del proveedor

 

Registrar una factura

Si se desea agregar una factura se debe volver a la pantalla principal y dar clic en el botón de registrar  nueva factura. Es importante señalar que existen dos opciones, una es crear el registro a partir de una orden de compra previamente capturada en el sistema VS, la otra es cargarla a partir de un avance de contrato de obra también capturada en el sistema. A continuación se describen a detalle ambas opciones:
OPCIÓN PARA REGISTRAR NUEVA FACTURA


Factura de proveedores a partir de una orden de compra


En la pantalla siguiente debe hacer clic en la ficha  orden  de compra  y luego debe ingresar el folio de la orden de compra vinculada a la factura así como cargar los archivos correspondientes a la misma, como son el XML del comprobante fiscal digital y el PDF de la representación impresa, para cargar los archivos se debe dar clic en el botón Examinar.

Esta acción despliega una ventana donde debe especificar el archivo a subir, al hacer esto usted podrá apreciar que en el lado derecho aparece el nombre del archivo que se eligió, una vez hecho lo anterior debe dar clic en el botón Cargar  archivos esta acción iniciara una serie de verificaciones las cuales se mencionan a continuación:

 

  • Se comprueba la sección de la orden de compra y los archivos XML y PDF.
  • Se valida el CFDI de la factura electrónica, estructura, sello y timbre.
  • Se  comprueba  que  la  orden  de  compra  seleccionada  se  encuentre registrada en el sistema.
  • Se  verifica  que  la  orden  de  compra  corresponda  al  proveedor  que realiza la consulta.
  • Se revisa que la orden de compra tenga el estatus correcto (autorizada sin facturar).
  • Cabe mencionar que si alguna de las verificaciones es incorrecta el sistema no permitirá agregar una nueva factura.
Carga de archivos para una nueva factura
Realizado lo anterior, el siguiente paso consiste en completar la información de la factura para ello se muestra una pantalla donde usted debe seleccionar la sucursal y la forma de pago de la factura, como puede verse en la siguiente imagen en la pantalla se muestran los datos principales de la factura así como  la  lista  de  detalle  o  conceptos  facturados  obtenidos  a  partir  de  la información  del  XML  seleccionado,  esto  le  permite  comprobar  que  la información que se desea ingresar es correcta.
pantalla de una nueva factura
Para que usted pueda enlazar un insumo se debe dar clic en la columna vincular en la partida correspondiente, al hacer esto se muestra una ventana con la información relacionada con cada uno de los insumos, una vez que se selecciona el correcto se debe hacer clic en la columna  vincular de esta pantalla de búsqueda. Cabe destacar que la partida seleccionada debe contener la misma cantidad y precio que la del detalle de la factura.



Vincular insumos pendientes
Usted puede observar que en la partida de la factura se muestran los datos complementarios en las columnas: clave, descripción, notas  y datos adicionales debido a que se ha vinculado con la información del insumo registrado en la orden de compra del sistema.

Por tanto debe repetir este paso para todos los demás detalles de la factura, ya que todos los insumos están enlazados debe dar clic en el botón de Enviar factura  después de esto la factura se va a mostrar en el listado de la pantalla principal con estatus de Proceso  de revisión. Esto implica que el personal encargado de la empresa deberá revisar su factura para darle el seguimiento correspondiente.
Insumo vinculado con la orden de compra


Factura de proveedores a partir de un avance de contrato


En cuanto a la opción de agregar factura de proveedores vinculada a avances de contratos debe dar clic en la ficha avance de contratos y seleccionar la obra,  ingresar el ID de contrato, el ID de avance  de contrato así como cargar los archivos correspondientes a la misma, como son el XML del comprobante fiscal digital y el PDF de la representación impresa, para cargar los archivos se debe dar clic en el botón Examinar.

Al hacer esto se debe especificar el archivo a subir, podrá apreciar que en el lado derecho aparece el nombre del archivo que se eligió, una vez hecho lo anterior debe dar clic en el botón Cargar archivos.

Para la carga de una factura de proveedores enlazada a un avance de contratos se valida lo siguiente:

 

  • Se debe asignar la obra,  el ID del avance  y del contrato de obra  y validar que exista un registro con estos datos.
  • El registro de avance de contratos este autorizado y no  haya  sido facturado.
  • Se haya configurado el ID del insumo enlace para facturar avances de contratos, dado que este será el insumo que vinculará a los conceptos del XML.
  • Que el importe total del XML sea igual el importe total neto del avance de contratos.
Cabe mencionar que si alguna de las verificaciones es incorrecta el sistema no permitirá agregar una nueva factura.
CARGA DE ARCHIVOS PARA UNA NUEVA FACTURA
Realizado lo anterior, el siguiente paso consiste en completar la información de la factura para ello se muestra una pantalla donde usted debe seleccionar la sucursal y la forma de pago de la factura, como puede verse en la siguiente imagen en la pantalla se muestran los datos principales de la factura así como la lista de detalle o avances facturados obtenidos a partir de la información del XML seleccionado, esto le permite comprobar que la información que se desea ingresar es correcta y por último solo tiene que hacer clic en el botón Enviar Factura.
Nota: En caso de no contar con Serie o Folio, deberá capturar un Folio comodín para que logre avanzar.
pantalla de la nueva factura


Envío de la factura al VS

Una vez que se da clic al botón Enviar Factura la factura ingresada desde el portal es replicada en se crea un registro el cual se puede visualizar desde la pantalla de listado de facturación de proveedores en el sistema VS, esta factura tiene de manera predeterminada un estatus llamado Proceso de verificación (VER), el cual indica que primero debe ser verificado por el personal correspondiente en VS.

En el listado de facturas de proveedores se puede hacer uso del filtro de estatus a fin de visualizar este tipo de registros enviados desde el portal de proveedores únicamente seleccionando la opción (VER) Proceso de verificación.
filtrado de facturas en estatus de verificación en el listADO DEL VSCONTROL TOTAL
Una vez que esta factura es verificada se puede pasar al estatus A revisión y de esta manera integrarse a la dinámica de cambio de estatus existente en el proceso de facturación de proveedores, pasando por los estatus de Revisada y Autorizada, tal como sucede con cualquier factura capturada en el sistema.


 

Consulta de facturas autorizadas para pago


Una de las ventajas del portal es que el proveedor puede consultar en el momento que lo desee las facturas autorizadas para pago sin tener que comunicarse a la empresa, para ello solo tiene que hacer uso de los datos que se encuentran en la sección de filtros de la pantalla principal y seleccionar en el filtro de estatus la opción autorizadas para pago y después dar clic al botón de Actualizar que se encuentra en la parte superior derecha.
Consulta de facturas autorizadas para pago


Impresión del listado de facturas


Si el proveedor requiere imprimir el listado de facturas mostrados en pantalla, solo requiere dar clic al botón de imprimir que se encuentra en la parte superior del listado.
opción para imprimir listado de facturas

Al realizar esta acción se generará un documento con formato PDF que contienen toda la información del listado de facturas que se muestra en la pantalla, incluyendo los filtros. Esto permitirá al proveedor descargar el archivo y visualizarlo en  cualquier plataforma.
Opción para imprimir listado de facturas
Uso del Portal de Proveedores