Pestaña: Permisos Especiales
Modulo: Almacén
Configuración:
- Fusionar insumos, Cambiar el ID de un insumo y Asignación masiva de conceptos SAT para el catálogo de insumos
- Fusionar insumos, Cambiar el ID de un insumo y Asignación masiva de conceptos SAT para el catálogo de insumos
El sistema administra gran variedad de insumos que serán
utilizados en los procesos del sistema sea en obra, rentas, viajes producción y
viviendas cualquier que sea el control que esté utilizando en el sistema este
concentrará la descripción del insumo que serán manejados en diferentes
capturas. Interpretaremos este catálogo como el principal catálogo de todos los
diferentes grupos y familias de insumos. Por ejemplo, materiales, equipos,
herramientas, mano de obra, entre otros que buscaran dar la clasificación a ese
insumo registrado. Además, modificarlos, eliminarlos, localizarlos y generar
reportes en base a su clasificación.
La iniciación de este catálogo se puede dar por medio de la
importación de presupuesto, este procedimiento será una de las opciones que
registrara el listado de insumos y sus principales grupos que viene definido
por un programa de precios unitarios, una alternativa que le permite registrar
los insumos en el catálogo.
Nuevo Insumo
Para dar de alta un nuevo registro de insumos deberemos
utilizar el botón de Nuevo, con ello el sistema abrirá un formulario de captura
en el cual se añadirá la información del insumo.
El
registro del insumo se separa en diferentes secciones, la primera de estas
secciones es la de datos principales, la cual contiene los siguientes datos:
(ID)
Insumos:
En esta sección se deberá colocar el nombre o número de identificación del
insumo con el cual se identificará el insumo en el registro del sistema.
Activo: Esta sección siempre aparece
activa por defecto, esta es una sección que si se encuentra activa permitirá
que el insumo se visualice en los demás registros del sistema (Requisición,
compras, facturas, etc.)
Usa
póliza de garantía: Esta sección se activará para poder añadirle una
garantía en la sección de pólizas de seguros en el módulo de equipos.
Descripción: En esta sección se podrá añadir
una descripción del insumo el cual no tiene un límite de caracteres, por ello
se podrá añadir todo lo necesario para describir el insumo.
Unidad: En esta sección deberemos
utilizar el botón de búsqueda el cual nos abrirá una pantalla con todas las unidades dadas
de alta en el sistema en el catálogo de unidades de medida.
Precio de compra: El sistema permite añadir un
precio de compra para que se vincule automáticamente en las cotizaciones a
clientes.
Es producto: El sistema permite indicar si el
insumo es un producto, al realizar esta opción se puede vincular directamente a
la factura de cliente.
Es bombeado: En esta sección se deberá
activar si el insumo será bombeado, esto solo servirá en caso de que se tenga
el módulo de concretos.
Es aditivo: Esta opción solo sirve en el
módulo de concretos, este sirve para indicar que el insumo es un aditivo que
puede ser vinculado a un pedido.
Grupo de insumos: En esta sección se añadirá el
grupo de insumos al cual pertenece dicho insumo, para seleccionar el grupo de
insumos deberemos utilizar el botón de búsqueda, el cual abrirá una pantalla en la que podremos seleccionar
el grupo de insumos al que el insumo pertenece y vincularlo al insumo.
Familia de insumos: En esta sección deberemos
indicar la familia de insumos a la que pertenece el insumo que estamos dados de
alta, para añadir el registro de la familia de insumos deberemos utilizar el
botón de búsqueda, con el cual el sistema nos abrirá una pantalla en la que
veremos el listado de familias de insumos del cual podremos seleccionar la
familia que deseamos y vincularlo al insumo.
Tipo de insumos (Mantenimiento):
En esta
sección deberemos indicar a qué tipo de insumo pertenece el insumo dado de
alta, esta sección solo se rellenara en caso de que se tenga el sistema de VSMantenimientos.
Marca: En esta parte deberemos de seleccionar a que marca le
pertenece el insumo, esta deberá de aparecer en el listado de marcas con todas
las marcas dadas de alta en el catálogo de marcas de insumos.
Concepto de
gastos (Viviendas): Esta opción solo se debe utilizar para el módulo de
viviendas, en este vincularemos que concepto de gastos es el que representa
este insumo, para ello utilizaremos el botón de búsqueda con el cual abrirá una pantalla en la que veremos el listado
de conceptos de gastos.
Tipo de producto: En esta sección deberemos
vincular el registro de tipo de producto, para esto utilizaremos el botón de
búsqueda de tipo de producto, con el cual el sistema abrirá una pantalla en la que veremos
el listado de tipo de productos.
La segunda sección es la de contabilidad, en esta
sección deberemos añadir las cuentas contables y a qué tipo de desglose
deberemos realizarlo, para ello deberemos utilizar el botón de búsqueda, con el cual el sistema nos abrirá el listado de cuentas
contables con la que podremos vincular la cuenta contable.
La tercera sección es la de Cargos a obra en producción, esta opción
sirve para poder vincular un insumo como por ejemplo un concreto con otro que
se encuentre en el presupuesto, esto debido a que el insumo que se está creando puede contener la fórmula
con la que se crea el concreto y con ello tener un registro más completo de lo
utilizado, para poder vincular un insumo con esta sección deberemos utilizar el
botón de búsqueda de insumos, el cual abrirá una pantalla con la que se podrá seleccionar
el insumo.
La cuarta sección es la de control de inventario, en
esta sección se indicará si el insumo se contempla en el inventario y opciones
relacionadas con el mismo inventario, las opciones que se configuran son las
siguientes:
Inventariado: Esta sección indicaremos si el
insumo puede ser inventariado, en caso de que este sea algún insumo que
represente a un servicio o un concreto no se deberá activar para inventariarse.
Numero de parte: En esta sección se colocará un
número en caso de que el insumo contenga un número de parte.
Numero de reemplazo: En esta sección deberemos
indicar si el insumo tiene algún tipo de reemplazo, esto para poder conseguirlo
en caso de que no se encuentre este mismo.
Localización en almacén: En esta sección deberemos
indicar en que parte de nuestro almacén se encuentra localizado el insumo en el
almacén.
Existencia mínima: En esta sección se colocará la
cantidad mínima que se desea tener en el almacén.
Existencia máxima: En esta sección se colocará la
cantidad máxima que se desea tener en el almacén.
Volumen para punto de reorden: En esta sección deberemos indicar
a partir de cuanta cantidad el almacén deberá ser reordenado.
Costo de almacén: Este dato se añadirá automáticamente
al momento de realizar una entrada en alguno de los almacenes.
La quinta sección es la de Control de ventas, en este
se añadirá la información de venta del insumo, la información que se añade en
esta sección es la siguiente:
Es insumo de venta: Esta opción se activa si el
insumo es un insumo que se utiliza para vender algún producto o servicio
(materiales, concretos o servicios).
Asignar precio de lista manualmente: Esta opción permitirá escribir
en el registro de precio de lista, esto en lugar de que el sistema se calcule a
partir del marguen de utilidad.
Tipo de ingreso: En esta sección deberemos indicar
que tipo de ingresos son los que se manejan con dicho insumo, en esta sección
se añadirán en el catálogo de tipo de ingresos.
Marguen de utilidad: En esta sección se deberá colocar
el margen de utilidad que se obtendrá por el insumo.
Precio de lista: Esta opción aparece inactiva y
en ella se coloca automáticamente el precio de lista que tendrá el insumo, este
se calcula a partir del costo de entrada al almacén mas el marguen de utilidad,
en caso de activar la opción de asignar precio de lista manualmente deberemos
de capturar manualmente el precio de lista.
Tipo de cliente: En estas opciones deberemos
colocar el tipo de cliente que tendrá un porcentaje de descuento, esto en caso
de que el insumo tenga un descuento para cierto grupo de clientes, este se rellena
automáticamente en el catálogo de tipo de clientes.
Descuento: En esta sección deberemos
colocar el porcentaje de descuento que se añadirá para el tipo de cliente.
Precio de venta: En esta sección se colocará
automáticamente el precio de venta para dicho tipo de cliente, el cual se
calcula restando el porcentaje de descuento menos el precio de lista.
La sexta y última opción es la de Agrupador y otros
datos, en esta sección colocaremos la información de las características,
usos, modelo e insumos agrupadores. La información que se añade en esta sección
es la siguiente:
Modelo: En esta sección deberemos de
indicar que tipo de modelo es el que tiene el insumo.
Es agrupador: En esta sección deberemos
indicar si el sistema es agrupador, si se activa este recuadro deberá de
abrirnos una sección en la que se añadirán los insumos agrupadores.
Insumos agrupadores: En esta sección añadiremos los
insumos que pertenecen a un insumo agrupador, en esta sección se utilizara el
botón Agregar insumos, con el cual se abrirá una pantalla de insumos en la que se
visualizara el listado de insumos y en el que se seleccionara el o los insumos
necesaria para el insumo agrupador, en caso de añadir un insumo que no deba de
pertenecer al insumo agrupador deberemos de seleccionar el insumo y utilizar el
botón de Eliminar insumos, con el cual se eliminara el vínculo del insumo con el insumo
agrupador.
Características: En esta sección deberemos añadir
las características del insumo, este campo no contiene un límite de caracteres
por lo cual se puede desplegar completamente las características del mismo.
Uso: En esta sección deberemos de colocar cual es el uso
del insumo, este campo no contiene un límite de caracteres por lo cual se puede
desplegar completamente el uso del mismo.
Una vez que se añada toda la información en el
formulario de captura deberemos utilizar el botón de Guardar, con ello el sistema guardara el registro del sistema.
Modificar
insumos.
En caso de desear modificar el registro de un insumo
deberemos de seleccionar el registro en el listado de insumos y utilizar el
botón de modificar, con ello el sistema nos abrirá el formulario de captura con
la información del insumo, en este podremos modificar la información del
insumo, una vez modificada la información deberemos utilizar el botón de
guardar, para que la nueva información quede registrada en el
sistema.
Eliminar
insumos.
En caso de desear eliminar el registro de un insumo en
el sistema deberemos seleccionarlo en el listado de insumos del sistema y
utilizar el botón de Eliminar, con ello el sistema nos pedirá que confirmemos la acción de
eliminar el registro del sistema, en caso de no desear eliminar el registro o
pulsar el botón por accidente se puede cancelar el proceso de eliminar, en caso
de desear eliminar se deberá pulsar en sí, al momento de realizarlo el sistema
eliminara el registro del insumo, en caso de que el insumo se encuentre vinculado
a algún registro en el sistema el mismo sistema mandara un mensaje en el que no
se podrá eliminar el registro.
Fusionar
insumos.
El sistema VSControlTotal permite realizar la fusión
de 2 insumos, esto en caso de que el insumo se encuentre duplicado en el
sistema, en estos casos deberemos utilizar el botón de Fusionar Insumos, al utilizarlo el sistema abrirá una pantalla en la que él
sistema nos pedirá que indiquemos que insumos serán los que se fusionen, para ello podremos utilizar los botones de
búsqueda, que permitirá seleccionar el insumo 1 y 2 que se fusionara,
una vez seleccionados deberemos indicar cuál es el insumo que se mantendrá, con
esto hace referencia al que se mantendrá en los registros como requisiciones,
órdenes de compra, etc, por ultimo también deberemos de indicar si el insumo
que no se mantendrá deseamos eliminarlo, una vez agregadas las opciones
necesarias deberemos utilizar el botón de aceptar y con ello el sistema
realizara la modificación en los registros del sistema que contienen a los 2
insumos.
Cambiar
ID insumos.
El sistema VSControlTotal permite realizar el cambio
del ID del insumo, para ello deberemos seleccionar el insumo en el listado de
insumos y utilizar el botón Cambiar Id del insumo, con ello el sistema abrirá una pantalla en la que se podrá
añadir el nuevo ID del insumo, una vez colocado el nuevo ID deberemos dar clic
en el botón Aceptar y con ello el sistema Actualizara el id en todos los registros
en los que el insumo se encuentre vinculado.
Consultar
precios de lista.
El sistema VSControlTotal permite realizar la
actualización de los precios de los insumos, para ello deberemos utilizar el
botón de Consultar precios de lista, al utilizarlo el sistema abrirá una nueva pestaña en la que
podremos visualizar el registro de los insumos marcados como “Es insumo de
venta” y en este nos mostrara los precios y descuentos que se añadieron al
insumo.
En caso de desear actualizar el precio de algún insumo
deberemos de activar la casilla del insumo y utilizar el botón de Modificar
Descuentos, el cual permitirá abrir una pantalla en la que podremos agregar el
margen de utilidad, el precio y podremos seleccionar los descuentos que se
otorgaran por el tipo de proveedor y el descuento, esto solo con un máximo de 6
tipos de clientes y sus respectivos descuentos.
En caso de desear revertir alguno de los cambios
realizados en este catálogo deberemos utilizar el botón de deshacer cambios el cual regresara los anteriores valores en el sistema.
Una vez realizados todos los cambios de precios que se
requieran se deberá utilizar el botón Guardar, para que los cambios realizados se queden registrados en los
insumos que se encuentran en dicho listado.
Ajustar datos de insumos seleccionados.
El sistema VSControlTotal permite realizar cambios en
algunos datos de uno o varios insumos, para realizar dichos cambios en el (los)
insumo(s), deberemos de seleccionar el (los) insumo(s) al que deseamos realizar
los cambios y utilizar el botón de Ajustar datos de insumos seleccionados, con ello el sistema nos mostrara una pantalla en la que
podremos seleccionar el dato que deseamos modificar, estas opciones son Marca,
Familia de insumos, Usa póliza de garantía, Es Inventariado, Control por serie,
Es insumo de venta, Tipo de ingreso o grupo de insumos, al seleccionar una de
las opciones anteriores el sistema en la segunda sección nos desplegara el
valor que podremos añadir en el (los) insumo(s), una vez seleccionados
deberemos dar clic en aceptar, con ello el sistema guardara esta opción en
todos los insumos seleccionados.
Opciones
de impresión de los equipos.
El Sistema VSControlTotal cuenta con varias opciones
de impresión para el listado de insumos, estos nos permitirán desde crear una
copia digital del listado y enviarla por correo o bajarla a nuestro equipo para
imprimir físicamente dicho registro.
La primera de las opciones de impresión es la de Vista
previa, esta se encuentra en la barra de herramientas del sistema,
al utilizarla el sistema abrirá una pantalla nueva en donde se podrá ver el orden
de la información y cómo será la impresión física del registro, desde este
mismo podrán utilizar la opción de impresión, para imprimir directamente el registro o utilizar la opción
de exportar, para bajar la copia de dicho registro del listado de insumos
en Excel, PDF o Word.
La segunda opción es la de imprimir, con esta opción el sistema nos permitirá abrir la pantalla
de impresión, en esta deberemos seleccionar la impresora, el número de copias y
el intervalo de páginas que se requieren.
La tercera opción es la de exportar, con ello el sistema nos abrirá una pantalla en la que
podremos seleccionar la ubicación donde deseamos que se guarde el archivo, en
este deberemos de seleccionar el formato en que deseamos que se guarde el
archivo, las opciones que tenemos son PDF, Excel con formato y Excel sin
formato, la diferencia entre estas 2 es que el de Excel con formato es igual al
que se genera en la vista previa y la segunda solo tiene la información en una
sola línea de Excel.
La cuarta opción es la de enviar
reporte PDF por correo electrónico, con esta opción podemos enviar una copia del listado por
medio del programa Outlook, al utilizar esta opción el sistema abrirá una
pantalla de Outlook con una copia del reporte en PDF, esta opción actualmente
solo funciona.