Distribuciones GIA

Ubicación: Menú Módulos > Control de obra > Distribuciones GIA

Configuraciones: ConfiguracionEgInGIA

 

Para poder utilizar correctamente este catálogo es necesario tener habilitada la opción de Gastos indirectos administrativos (GIA), así como conocer que opción se encuentra configurada en la opción ConfiguracionEgInGIA, la cual se encuentra en la siguiente ruta Herramientas> Parámetros de la empresa> Configuraciones del sistema, se filtra por el módulo Control de obra y se busca la opción con dicho nombre.

 

En caso de que la opción esté configurada, al lado derecho de esta se encontrara una serie de números grabados, en caso contrario, hacer doble clic en el espacio en blanco, a lo cual abrirá una ventana con los parámetros que se requieren para establecer los tipos de costos que se utilizaran, los cuales serán parte de los gastos indirectos administrativos y a su vez establecer la forma en la que se asignaran los gastos indirectos administrativos, las cuales son:

•  Prorrateo: Sin importar el importe del presupuesto, se aplicara proporcionalmente a todas las obras participantes.
• Monto del presupuesto: Proporcional al importe del presupuesto contra el total de los presupuestos participantes.
• Manualmente: Las distribuciones de gastos indirectos administrativos deberán ser capturadas en la sección Módulos> Control de obra> Distribuciones GIA.

 

En la siguiente figura se muestra la configuración que se requiere establecer para los gastos GIA.

 

Figura 1. Configuración del parámetro ConfiguracionEgInGIA

 

Posterior a seleccionar la opción que necesite, hacer clic en el botón Grabar que se encuentra en la ventana, posteriormente hacer clic en el botón Grabar en la barra de herramientas del sistema para que se guarden los cambios.

 Otra forma de configurar esto mismo es dirigiéndose a la ruta Consultas Ejecutivas> Estatus financiero de Obra, se abrirá una nueva pestaña, hacer clic en el botón Configuración de ingresos y egresos  con lo cual se abrirá una ventana para configurar el mismo parámetro mencionado anteriormente.

 

Figura 2. Configuración de ingresos y egresos por medio de Consultas ejecutivas.

 

De acuerdo a la forma en que se configura la obra GIA se mostraran los resultados de gastos indirectos administrativos en cada obra que se encuentre dentro del periodo, se verán reflejados como parte de los egresos de la obra.

 

Los Conceptos de egreso para la GIA toman por omisión parámetros inamovibles como lo son:

Facturas de proveedores: Toda cuenta por pagar registrada en el sistema y que esté orientada a un centro de costos como “ADMON2021” u otro, en automático se le considerara como gasto para esa obra.

Esta opción suma egresos.

Notas de crédito: Cada nota de crédito que afecte a una facturación de proveedor que tenga costo “ADMON2021” u otro, le restara gastos a este centro de costo.

Esta opción resta egresos.

Cheques independientes: Todos los movimientos de cheques que tengan cargo al centro de costo “ADMON2021” sumaran egresos.

Anticipos pendientes de afectar: Cualquier cheque a pago de proveedores de servicio o viene que sea emitido sin factura de proveedores, entonces el sistema lo considerara como Egreso hasta que sea vinculado con su factura correspondiente.

Órdenes de compra sin facturar: al ser considerada eta opción, el sistema sumara a los egresos todas las OC que estén autorizadas y dejaran de ser egresos en el momento que se realice una factura de proveedores.

Traspasos a otras obras: esta opción, comúnmente realizada desde los almacenes, le descontara egresos a los movimientos que salgan de la obra GIA.

Traspasos de otra obra: con el mismo alcance que la opción anterior, esta opción le sumara egresos a la obra GIA.

Costo de uso de equipos (módulo equipos)

Gastos indirectos administrativos (GIA)

Avances de contratos pendientes de facturar

Salida de almacén, facturas de proveedores (Servicio y Av. Contratos) y órdenes de compra (Servicio)

Cargos de consumos en equipos

 

Estas opciones se pueden establecer como parte de un comportamiento de Egreso, al ser seleccionadas el sistema sabrá que los documentos que participan para formar lo gastos pueden ser utilizados para distribuirlos manualmente entre las obras.

 

Posterior a que se realice esta configuración se debe cuidar que las obras que se generen cuenten con una fecha de inicio y una fecha de terminó, ya que las distribuciones de gastos indirectos administrativos se pueden realizar cada mes y si la obra que se está buscando no cuenta con un rango de fechas dentro del rancho de la obra GIA esta no se mostrara.

 

Los gastos indirectos se pueden interpretar en el sistema por Gastos Indirectos de Obra y Gastos Indirectos Administrativos.

 

Los gastos indirectos administrativos requieren la intervención de una obra que dentro de sus configuraciones este configurada con SI el parámetro EsObraGIA, proporcionando a esta un periodo donde se buscara canalizar lo gastado. Se sugiere que el ID y Nombre de la obra tengan un nombre significativo o alusivo de acuerdo a su función, por ejemplo, ADMON2021,  tenga una fecha de inicio del 01-Enero-2021 y una fecha de término el 31-Diciembre-2021, con esto se deja en claro que lo gastos de oficina central se irán canalizando a esta obra creada estratégicamente. Por lo tanto lo capturado en esta obra no es necesario que se clasifique como indirecto (IND) en cada partida que represente el gasto, ya que toda la obra en sí es de gastos indirectos administrativos.

 

Para registrar una obra guía se debe ir a la siguiente ruta, Módulos> Catálogos> Obras, crear una nueva obra haciendo clic en el botón Nuevo, asignarle los datos de la obra (llenando como mínimo los datos obligatorios para que el sistema permita guardar la obra), tomando en cuenta lo mencionado anteriormente y posteriormente haciendo clic en el botón Grabar .

 

Figura 3. Obra GIA

Posterior a que se graba la obra se mostrara dentro de esta misma una nueva pestaña llamada Configuraciones, hacer clic en ella para configurar la obra como Obra GIA, para esto se puede filtrar en el apartado Módulos seleccionando la opción de Control de Obra para que se muestren las opciones relacionadas con este módulo en específico, una vez que se filtró por módulo buscar la opción llamada EsObraGIA, del lado derecho se puede desplegar un listado que contiene las palabras Si y No, de las cuales se tiene que seleccionar la opción SI para indicar que es obra GIA.

Figura 4. Configurar EsObraGIA

 

De igual forma existe otra configuración en esta misma sección que está directamente relacionada con la forma en que se configuro los ingresos y egresos (GIA), en caso de que se haya configurado de forma Manual, entonces dentro de la configuración de la obra GIA se tiene que buscar la opción DistribuirGIASoloACiertasObras y configurarla con la opción Si para que se habilite una pestaña en la parte de abajo donde le permita seleccionar las obras en las que se puede distribuir los gastos indirectos administrativos.

Figura 5. Configurar campo DistribuirGIASoloACiertasObras.

Agregar distribución GIA

Nota: Al momento de crear una nueva distribución de GIA y se carguen los movimientos relacionados, para el cálculo y distribución, Si se toma en cuenta el IVA que se le haya asignado a los movimientos involucrados ya que se toma el valor total de cada uno para hacer la suma del importe total a distribuir.

 

Para agregar una nueva distribución GIA en el sistema debe dirigirse a la ruta Módulos > Control de Obra > Distribuciones GIA, posteriormente hacer clic en el botón Nuevo  que se encuentra en la barra de herramientas en la parte superior del sistema, esto abrirá una pestaña  en donde se deben capturar los datos para generar la distribución.

 

Figura 6. Agregar nueva distribución GIA

 

Al momento de abrirse la pestaña de la nueva distribución GIA se cargan automáticamente los gastos indirectos administrativos hasta la fecha actual (en la que se está generando la distribución), el objetivo de la captura de la distribución GIA es visualizar el total de gastos incluidos, sin embargo, puede distribuirse con forme vaya iniciando la fecha de inicio y termino de los cargos que se desea distribuir, esto se puede hacer por día, semana o mes, según su forma de acomodar este tipo de gastos. En esta pantalla podrá visualizar todos los gastos, por default se agrupan por Grupos de insumos, pero tiene la alternativa de agruparse por Familia de insumos o bien una combinación de estas dos opciones.

 

Figura 7. Carga automática de los gastos indirectos administrativos hasta la fecha actual

Es importante que cada vez que se cambien los campos Fecha inicial de los cargos y Fecha final de los cargos se mande actualizar los datos que se muestran en el listado en la parte de abajo, para esto hacer clic en el botón Actualizar datos,  para que se actualicen los datos según el periodo de tiempo del  que quiere que se muestren en el listado. 

 

En esta pestaña de nueva distribución GIA se pueden apreciar dentro tres pestañas más las cuales son:

·    Cargos pendientes de distribuir: En esta pestaña se pueden visualizar todos los movimientos que se realizaron como cargos indirectos para la obra definida como GIA, así como la información de importe de cada movimiento y la sumatoria de estos. La suma del importe de cada movimiento será el importe total a distribuir entre las obras que están dentro del periodo de la obra GIA, este se puede disminuir si se ingresa un periodo de tiempo ya que solo mostrara los movimientos que se hayan hecho dentro de este y será solo de esos de los que haga la suma.

 

Figura 8. Documento origen con su respectivo importe.

·     Obras afectadas: En esta pestaña se encuentran las obras en las que se puede hacer la distribución del importe total de los movimientos de gastos indirectos administrativos. Para realizar esto se toma en cuenta la configuración de ingresos y egresos, de acuerdo a la forma en la que se haya configurado esa parte es como se manejara en esta sección.

Ø  Manual: Si se tiene configurada esta opción, se puede distribuir el importe total según su criterio, sin tomar en cuenta si las obras tienen presupuestos más altos que otras y estos importes asignados se verán reflejados en dichas obras.

Ø  Prorrateo: Sin importar cuanto se le asigne a la obra, el importe total a distribuir se dividirá de forma equitativa para todas las obras que se encuentren en este periodo.

Ø  Por monto del presupuesto: A las obras con mayor presupuesto se les asignara mayor monto del importe total a distribuir, mientras que las obras con menor presupuesto se les asignara un monto menor.

 

Figura 9. Distribución del importe total entre las obras que se encuentran dentro del periodo de la obra GIA.

 

Para realizar el grabado de la nueva distribución GIA hay que tomar en cuenta que el Importe total a distribuir debe estar distribuido en su totalidad entre las obras, de lo contrario se mostrara un mensaje indicando que la suma de los importes afectados debe ser igual al importe total por distribuir.

 

Figura 10. Alerta indicando que la suma del importe afectado es diferente al importe total a distribuir.

Si la suma del importe afectado coincide con el importe total a distribuir se puede proceder al grabado de la distribución GIA, para esto hacer clic en el botón Grabar , una vez que se haya grabado el sistema le asignara automáticamente un (ID) DISTRIBUCIÓN, adicionalmente en el nombre de la pestaña también se agregara el numero ID asignado a esa nueva distribución GIA.

 

Figura 11. Grabado de la distribución GIA

 

Una vez que la distribución fue guardada, en la pestaña Documentos distribuidos se mostraran todos los documentos que se están relacionados directamente con los movimientos de gastos indirectos administrativos que están registradas en la distribución GIA. Se pueden visualizar los siguientes datos:

Tipo de documento

Fecha

(ID) Documento

Folio documento

Importe documento en M.N.

 

Figura 12. Documentos distribuidos.

Revisar distribución GIA

Cuando se guarda una distribución GIA por primera vez esta queda en estatus A Revisión, por lo cual para que esto datos puedan ser aplicados a sus respectivas obras se requiere pasar a Revisada, para realizar este proceso se debe ingresar a la distribución GIA que se le quiere cambiar el estatus, hacer doble clic sobre dicha distribución o bien seleccionarla y hacer clic en el botón Modificar  , una vez que se abra la pestaña de la distribución seleccionada, hacer clic en el botón Revisar  que se encuentra en la barra de herramientas en la parte superior del sistema, esto abrirá una ventana que trae los siguientes datos:

 Usuario que revisa: Este campo muestra el usuario del sistema que está revisando la distribución GIA y es de quien quedara el registro de que fue quien reviso dicha distribución, este campo el sistema lo toma automáticamente de acuerdo al usuario que tenga la sesión iniciada y no se puede modificar.

Fecha de revisión: Este campo es para indicar el día que está siendo revisada la distribución GIA.

Notas: En este campo se pueden agregar las observaciones que se le quieran agregar a la distribución GIA.

Una vez que los campos están llenos, hacer clic en el botón Cambiar estatus para que este sea cambiado en la distribución GIA, creando así el registro del cambio de estatus.

 

Figura 13. Cambiar estatus a Revisada.

 

Autorizar distribución GIA

Una vez que la distribución GIA está en estatus Revisada, el siguiente paso es pasarlo a Autorizada, para hacer esto se hace clic en el botón Autorizar  que se encuentra en la barra de herramientas, posteriormente se abrirá una ventana que trae los siguientes datos:

Usuario que revisa: Este campo muestra el usuario del sistema que está autorizando la distribución GIA y es de quien quedara el registro de que fue quien autorizo dicha distribución, este campo el sistema lo toma automáticamente de acuerdo al usuario que tenga la sesión iniciada y no se puede modificar.

Fecha de revisión: Este campo es para indicar el día que está siendo autorizada la distribución GIA.

Notas: En este campo se pueden agregar las observaciones que se le quieran agregar.

 

Una vez que los campos están llenos, se hace clic en el botón Cambiar estatus para que este sea cambiado en la distribución GIA, agregando al registro del cambio de estatus un nuevo cambio.

 

Figura 14. Cambiar estatus a Autorizada

 

Figura 15. Registro de cambio de estatus a Autorizada

Regresar a estatus anteriores

El estatus de una distribución GIA se puede regresar al estatus anterior, para hacer esto, tomando en cuenta el estatus en el que se encuentra se debe hacer clic en el botón del estatus previo al que se encuentre en ese momento, por ejemplo, si la distribución se encuentra Autorizada se debe hacer clic en Revisar, esto abrirá una ventana pequeña informando que el estatus al que solicita cambiar es un estatua anterior al que se encuentra en ese momento y preguntando si este cambio solicitado es correcto, se hace clic en Si en caso de que se quiera regresar a revisar y No en caso de que no quiera realizar este cambio.

 

Figura 16. Mensaje de confirmación de cambio de estatus.

 

Si se hace clic en Si esto cambiara automáticamente el estatus de la distribución GIA a Revisada, eliminando así en el área de Seguimiento del estatus el registro de la autorización de dicha distribución.

 

Este mismo proceso se realiza si se quiere regresar al estatus A Revisión.

Cancelar distribución GIA

Para cancelar una distribución GIA ya sea desde la pestaña principal de distribuciones o bien abriendo la distribución que se quiere cancelar, hacer clic en el botón Cancelar, esto abrirá una ventana pequeña preguntado si está seguro que desea cancelar la distribución, e informa que una vez que se haya cancelado dicha distribución no se podrá hacer ninguna otra modificación sobre ella, si están de acuerdo con esto hacer clic en el botón Si de lo contrario hacer clic en No.

 

Una vez que se hizo clic en Si se abrirá una ventana en la cual se encuentran los siguientes datos:

Usuario que revisa: Este campo muestra el usuario del sistema que está cancelando la distribución GIA y es de quien quedara el registro de que fue quien cancelo dicha distribución, este campo el sistema lo toma automáticamente de acuerdo al usuario que tenga la sesión iniciada y no se puede modificar.

Fecha de revisión: Este campo es para indicar el día que está cancelando la distribución GIA.

Notas: En este campo se pueden agregar las observaciones que se le quieran agregar.

 

Una vez que los campos están llenos, se hace clic en el botón Cambiar estatus para que este sea cambiado en la distribución GIA, agregando al registro del cambio de estatus un nuevo cambio.

 Es muy importante que las capturas de distribución sean consecutivas hacia fechas adelante, aun cuando sean por periodos cortos o largo, es recomendable sean fechas progresivas. También es importante que sus obras definidas como GIA las cierre cuando haya terminado su periodo de distribución.

 

Los importes asignados a cada obra en la distribución GIA, podrá verlos como un cargo en el análisis de la obra, para ello vaya a Consultas ejecutivas > Estatus financieros de obras, seleccione la obra posteriormente hacer clic en el botón Actualizar datos  para que se muestre el registro de dicha obra, después desplegar la obra hasta llegar a su ultimo nivel de despliegue y seleccionar dicho renglón, hacer clic en el botón Análisis de la obra        .

 

Figura 17. Pestaña de estatus financiero de obras.

 

Una vez que se hizo clic en el botón antes mencionado se abrirá una pestaña donde se mostrara la información de dicha obra, y en la parte de gastos hay un dato llamado (+) Gastos indirectos administrativos que es donde se verá reflejado los montos que se les hayan asignado en las distribuciones.

 

Figura 18. Gastos administrativos en el Análisis de la obra.