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Dependiendo de las políticas de la empresa, las estimaciones pueden estar o no conformadas por los avances reales descritos en el tema: Avances físicos.
Al hacer clic en la opción de Estimaciones, se abrirá una pestaña cuyo contenido será el listado general de estimaciones; inicialmente, el listado se muestra vacío, sin embargo, con ayuda de los filtros ubicados en la parte superior de este, podrá localizar las estimaciones capturadas anteriormente.
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| FIGURA 1. eSTIMACIONES |
Agregar una Nueva Estimación
Para capturar una nueva estimación, primero debe seleccionar la obra en la cual se registrará dicho elemento, después, haga clic en el botón nuevo de la barra de herramientas, aparecerá en pantalla la interfaz de captura correspondiente al nuevo registro de estimación.
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| Figura 2. seleccionar obra para iniciar estimacion |
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| figura 3. nueva estimacion |
A continuación, se
describirán los datos principales de la captura de Estimaciones:
Folio: Este dato es un consecutivo que el sistema genera
automáticamente una vez que se graba el registro de la estimación.
Obra: Aparece por default el nombre de la obra que se indicó en el listado general de estimaciones.
Sucursal: el nombre de la sucursal siempre es de acuerdo al
usuario, de tal manera que si este último esta registrado en la sucursal
MATRIZ, el sistema toma esta información automáticamente.
Estatus: inicialmente, una vez que se registra la estimación, esta se graba con el estatus a revisión. Mas adelante se explicarán los pasos para que la persona con los permisos correspondientes pueda darle seguimiento al cambio de estatus.
Fecha de captura: Este dato se refiere a la fecha en la cual se está registrando la información en el sistema.
Folio del usuario: Este es un consecutivo de control interno manejado por
parte del usuario. Es independiente al número que el sistema maneja, pues es de
libre captura.
Capturó: Por default, aparece el usuario que está en sesión, el cual captura directamente el avance físico en el sistema. Este dato no se puede modificar.
Periodo: Es el periodo de tiempo que cubre esta estimación; este dato depende de los acuerdos a los que se haya llegado con el cliente para fijar los tiempos en los que se le estimará y facturará, (por ejemplo, si es de manera semanal, quincenal, etc.)
Tipo de estimación: este dato debe seleccionarlo al dar clic al botón de
Estimación para que nos muestre una pantalla con el listado de los Tipos de
estimación.
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| figura 4. seleccionar tipo de estimación |
Realizó cálculos: Debe especificar a la persona que realizó los cálculos correspondientes a la estimación que está registrando. Al igual que en los avances físicos, esta persona puede o no ser el capturista, de la información, pues existen casos en los cuales la persona que realiza los cálculos envía la información a las oficinas y ahí otro empleado es el encargado de hacer el registro.
Después de haber capturado la información correspondiente a la sección Datos principales, es momento de especificar las cantidades estimadas en los conceptos correspondientes del presupuesto.
En la pestaña Captura de
avances se puede observar el presupuesto de la obra, en ella se muestran
columnas con conceptos en los cuales se encuentren algunas cantidades
estimadas, es decir, si anteriormente se realizó alguna estimación, el sistema
agrupa estas cantidades en una sola cifra para que se pueda comparar con lo que
se tiene presupuestado, en el caso contrario se muestran vacías estas celdas.
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| FIGURA 5. CAPTURA DE AVANCES |
En esta sección podrá
observar datos como:
Cantidad presupuestada: que es el máximo que se debe estimar.
Cantidad acumulada anterior: este dato tendrá registros si ya se han hecho estimaciones anteriormente, pues es el acumulado de lo que se va generando, de lo contrario se mostrara en ceros.
Cantidad esta estimación: Aquí deberá registrar la cantidad en precio de lo que quiere estimar y automáticamente de mostrará el valor en porcentaje o bien, indicar el porcentaje del presupuesto que se desea estimar y automáticamente se mostrará el equivalente en precio.
Cantidad acumulada posterior: Se muestra el acumulado de la cantidad acumulada anterior más la cantidad esta estimación.
Cantidad por estimar: Muestra la diferencia de la cantidad presupuestada y la
cantidad acumulada posterior, es decir, es la cantidad que aún falta por
estimar. Si se da clic en la cantidad el sistema automáticamente la pasara a
“Cantidad esta estimación”, esta acción es útil cuando se desea estimar toda la
cantidad que resta.
Precio presupuestado: Es valor del precio en pesos que se tiene presupuestado.
Importe esta estimación: Este valor el sistema lo calcula automáticamente
mediante una operación multiplicando la cantidad estimada por el precio
presupuestado. Estos valores se van
acumulando al concepto acumulado anterior o al concepto padre al que
pertenecen.
En esta parte deberá
registrar la cantidad de cada concepto contemplado la estimación, para lo cual,
debe capturar en la columna Cantidad estas estimaciones el número que
corresponda a la cifra registrada por la persona en obra.
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| FIGURA 6. CANTIDAD EN ESTA ESTIMACIÓN |
Avances físicos: El sistema tiene la bondad para agrupar todos los
avances físicos autorizados en una estimación, de tal manera que formen parte
de esta y como resultado, se tenga una estimación real para facturar al
cliente; cabe mencionar que el sistema no tomará avances físicos que ya formen
parte de una estimación, solo contemplará aquellos que se encuentren
autorizados y pendientes de trasladarse a una estimación.
Se podrá conocer con
certeza cuales han sido los conceptos estimados que en un principio fueron
registrados como un avance físico.
Si es que se desea estimar en base a avances físicos anteriormente capturados y autorizados, entonces debe hacer clic en el botón verde con una flecha que se encuentra en la parte superior de la pestaña Captura de avances.
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| FIGURA 7. PASAR AVANCES FISICOS A ESTA ESTIMACIÓN |
Asignar imagen al concepto
Para agregar una imagen al
concepto que se está estimando con el fin de comprobar el avance de la
estimación en la obra; primero al dar clic sobre el icono Asignar imagen al
concepto1, el cual desplegará una pantalla en a la cual tiene las opciones para
agregar o eliminar una imagen., después de que haya agregado la imagen dar clic
en botón cerrar.
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| FIGURA 8. AGREGAR IMÁGENES A UN CONCEPTO. |
Ver conceptos
En la pantalla de captura
de avances se cuenta con cuatro opciones de visualización, en las cuales la
primera opción es visualizar todos los conceptos del presupuesto de la obra, la
segunda permite consultar los conceptos que se estiman solo en esta captura, la
tercera opción muestra todos los conceptos que son mayor a 0, es decir que han
sido estimados en esta captura y en anteriores; con la última vista puede
consultar los conceptos que aún no se ha estimado al 100%.
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| FIGURA 9. VER CONCEPTOS |
Resumen de acumulados
Dentro de la pestaña
Resumen acumulados podrá visualizar las estimaciones acumulados en esta captura
dejando ver la cantidad e importes estimados anteriormente y posteriormente;
donde cuenta con 3 tipos de vistas como son cantidades e importes, únicamente cantidades
o únicamente importes.
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| FIGURA 10. RESUMEN DE ACUMULADOS. |
Costos
En la pestaña costos, se
despliega el desglose de los costos totales de la estimación capturada, así
como el porcentaje de avance en la estimación.
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| FIGURA 11. PESTAÑA DE COSTOS |
Opción:
Facturar Amortización como descuento en partidas: Este Modelo se utiliza al momento de facturar, el sistema evalúa el modelo y agrega en la partida o partidas, el descuento correspondiente a la amortización del anticipo, en la pestaña costos ya no consideraría la amortización. Modelo para Amortizar como descuento desde la estimación o Modelo de Amortización Aplicada al Precio. V.2021.1.232
La factura se crea tomando el Subtotal de la estimación como el Precio y en la pestaña Costos se aplica el Iva y no es considerada la amortización dentro de esta pestaña debido a que ya va implícito. Modelo para Amortizar como descuento desde la estimación o Modelo de Amortización Aplicada al Precio. V.2021.1.232
Para guardar los cambios de clic en el botón Guardar que se encuentra en la barra de herramientas; enseguida el sistema asignará el folio correspondiente al registro.
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| FIGURA 12. FOLIO DE ESTIMACIÓN |
Cambiar estatus de
estimación
Para que una estimación
pueda realizar todos los procesos que le consiguen es necesario cambiar de
estatus (Revisada y Autorizada), esto deber ser modificado por la persona con
los permisos asignados para llevar a cabo esta acción. Para cambiar de estatus a
Revisada de clic en el botón Revisar, enseguida se desplegará una ventana que
le permita cambiar el estatus y agregar notas si lo requiere. Posteriormente la
estimación deberá ser autorizada por la persona correspondiente.
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| FIGURA 13. CAMBIO DE ESTATUS DE ESTIMACIÓN |
Facturar estimación
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| FIGURA 14. BOTÓN DE FACTURA. |
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| FIGURA 15. FACTURA DE ESTIMACIÓN |
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| FIGURA 16. FOLIO DE FACTURA DE ESTIMACION |
Revisión a estimaciones por cliente
El sistema cuenta con la
opción de realizar revisiones a las estimaciones antes de que se cambie de
estatus (Revisada o Autorizada); para visualizar estas revisiones de clic en el
botón e inmediatamente se desplegará el listado de las revisiones de la
estimación seleccionada.
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| FIGURA 17 REVISAR ESTIMACIONES POR EL CLENTE |
Nueva Revisión
Para agregar una nueva
revisión de clic en el botón Nuevo, en la pantalla de captura que se despliegue
agregue las notas de la Estimación; posteriormente la persona encargada
responderá las notas de la revisión e indicara si esta es aceptada. Al finalizar
de clic en el botón Guardar.
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| FIGURA 18. NUEVA REVISIÓN |
Opciones de Impresión
Existe la sección en la
interfaz de captura destinada a la impresión de reporte del avance real; esta
sección tiene por nombre: Opciones de impresión; seleccionando una de las
condiciones en el reporte que se utilizará para generar la vista previa del
avance.
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| FIGURA 19. OPCIÓN DE IMPRESIÓN |