Un préstamo a contrato es un préstamo solicitado a la empresa por un contratista que se encarga de realizar ciertas actividades en uno de los proyectos con los que se esté trabajando. En el catálogo de préstamos a contratos se pueden agregar o tramitar los préstamos solicitados para cubrir cierto tipo de gasto, esto permitirá llevar un registro de a que contratos se les asigno uno, así como llevar un seguimiento.
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| FIGURA 1. Listado de prestamos a contratos |
En esta pestaña se muestra el listado de todos los préstamos
que existen dentro del sistema y que obra y contrato están vinculados con ellos.
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| FIGURA 2 FILTRO DE PRESTAMO A CONTRATO |
Para agregar un nuevo préstamo, en la pantalla principal de préstamos a contratos se tiene que seleccionar la obra y un contrato perteneciente a la obre seleccionada, posteriormente hacer clic en el botón Nuevo.
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| Figura 3. Nuevo Préstamo de contrato |
Una vez realizado el proceso mencionado, se abrirá una
pestaña donde se podrán capturar los datos necesarios para generar el préstamo.
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| Figura 4. IMPORTES SOLICITADOS PARA RAYAS, POR AVANCES E IMPORTE AUTORIZADO |
Los datos que se necesitan para generar un nuevo préstamo son los siguientes:
ID: Este es un número consecutivo que el sistema genera automáticamente al guardar el préstamo.
Folio usuario: es una serie alfanumérica que el usuario puede colocar para tener un control interno sobre sus datos.
(ID) Obra: es el número identificador de la obra a la que se va a ligar el préstamo que se va a generar, este dato se coloca automáticamente cuando se selecciona la obra en la pantalla principal.
(ID) Contrato: es el número identificador del contrato al que se va a ligar el préstamo que se va a generar, este dato se coloca automáticamente cuando se selecciona el contrato en la pantalla principal.
Contratista: es la persona o empresa que es contratada para realizar determinada actividad en la obra, las cuales son especificadas dentro del contrato que fue seleccionado en la pantalla principal, de igual forma este dato es tomado de dicho contrato.
Fecha: la fecha en la que se está realizando el préstamo.
Solicitado para rayas: lo solicitado para el pago de mano de obra de los empleados del subcontratista.
Solicitado por avance: lo solicitado por el avance de contrato de la obra.
Importe autorizado: es el importe que se autorizó para ese contrato.
Para guardar los cambios capturados, hacer clic en el botón Grabar de
la barra de herramientas, tras guardar se asignará automáticamente un folio
numérico, el cual sirve de identificador del préstamo generado.
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| figura 5. préstamo guardado correctamente |
Una vez efectuados los cambios se debe hacer clic en el
botón Grabar para que los cambios queden guardados en el sistema.
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| figura 6.Modificar Préstamo de contrato |
Eliminar préstamos a contratos
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| FIGURA 7. ELIMINAR PRÉSTAMO DE CONTRATO |
Cambiar estatus de préstamos a contratos
Para acceder a cambiar el estatus de un préstamo se debe
hacer doble clic sobre el préstamo al que se le quiere cambiar el estatus o
bien seleccionarlo y hace clic en el botón modificar.
Usuario que revisa: Este campo muestra el usuario del sistema que está revisando el préstamo y es de quien quedara el registro de que fue quien reviso dicho préstamo, este campo el sistema lo toma automáticamente de acuerdo al usuario que tenga la sesión iniciada y no se puede modificar.
Fecha de revisión: Este campo es para indicar el día que está siendo revisado el préstamo.
Notas: En este campo se pueden agregar las observaciones que se le quieran agregar al préstamo.
Una vez que los campos están llenos, se hace clic en el botón cambiar estatus para que este sea cambiado en el préstamo, creando así el registro del cambio de estatus.
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| FIGURA 8. CAMBIAR ESTATUS A REVISADA |
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| FIGURA 9. REGISTRO DE CAMBIO DE ESTATTUS A REVISADA |
Usuario que revisa: Este campo muestra el usuario del sistema que está revisando el préstamo y es de quien quedara el registro de que fue quien reviso dicho préstamo, este campo el sistema lo toma automáticamente de acuerdo al usuario que tenga la sesión iniciada y no se puede modificar.
Fecha de revisión: Este campo es para indicar el día que
está siendo revisado el préstamo.
Notas: En este campo se pueden agregar las observaciones que se le quieran agregar al préstamo.
Una vez que los campos están llenos, se hace clic en el
botón cambiar estatus para que este sea cambiado en el préstamo, agregando al
registro del cambio de estatus un nuevo cambio.
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| FIGURA 10. CAMBIAR A AUTORIZADA |
El estatus de un préstamo se puede regresar al estatus anterior, para hacer esto, tomando en cuenta el estatus en el que se encuentra se debe hacer clic en el botón del estatus previo al que se encuentre en ese momento, por ejemplo, si el préstamo se encuentra Autorizada se debe hacer clic en Revisar, esto abrirá nuevamente la ventana para cambiar el estatus.
Este mismo proceso se realiza si se quiere regresar al estatus A Revisión.
Facturar préstamos a contratos
Se debe abrir el préstamo que ser desea facturar haciendo doble clic sobre esté o bien seleccionándolo y haciendo clic sobre el botón de Editar.
Para poder facturar un préstamo a contrato este se debe encontrar Autorizado de lo contrario mostrar una alerta indicando que está intentando facturar un préstamo que no está autorizado y que debe estarlo para poder hacer ese proceso, como se muestra en la siguiente imagen.
En caso de que el préstamo que se quiere facturar se encuentre autorizado, hacer clic en el botón Generar/abrir factura .
Es importante haber configurado previamente el insumo enlace
a préstamos ya que de lo contrario le marcara un mensaje de que debe
configurarse para poder generar la factura.
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| figura 10. Error por falta de insumo enlace prestamos a contrato |
Una vez que se encuentre dentro de los parámetros de la
empresa en la sección de Configuraciones del sistema, en el filtro de Módulo
seleccionar Control de obra y ubique la opción “InsumoEnlacePrestamosAContratos”.
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| FIGURA 11 uBICACIÓN DE INSUMO ENLACE PARA PRÉSTAMOS A CONTRATO |
Una vez que se ubicó el campo a configurar, hacer doble clic en el espacio blanco que se encuentra del lado derecho del campo al que se le agregara el insumo, esto abrirá una ventana de búsqueda de insumos donde podría buscar el insumo enlace que se requiere, puede hacer uso de los filtros que se encuentran en la ventana para que sea más fácil encontrar el insumo que se requiere.
Una vez que encuentre el insumo enlace, hacer clic en Seleccionar para que se agregue en el campo de configuración.
Después de seleccionar el insumo que se necesita, el ID de este se mostrara en el campo que anteriormente se encontraba vació, esto indicando que está vinculado a dicha configuración, después de esto hacer clic en Grabar, cerrar la venta y regresar al préstamo que se quiere facturar. Ya que este configurado en insumo enlace debe permitirle continuar con la facturación.
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| FIGURA 12. GENERAR FACTURA DE PRÉSTAMO DE CONTRATO |
Esto abrirá una nueva pestaña de factura de proveedores
donde se mostrará el concepto por el que se va a facturar y los datos que
llevara la factura, se debe llenar el campo de Serie y Folio que tendrá
la factura, esto de acuerdo a la nomenclatura que la empresa este manejando, se
deben revisar los demás campos que sean correctos antes de proceder a guardarla
haciendo clic en el botón Grabar.
Al hacer clic en grabar se mostrará un mensaje preguntando si desea generar la póliza de la factura, si quiere generarla en ese momento puede seleccionar Si de lo contrario hacer clic en No. Posterior a esto la factura quedara guardada y en estatus de A Revisión.
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| FIGURA 13,FACTURA DE PROVEEDOR |
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| FIGURA 14 PAGO A PRÉSTAMOS A CONTRATOS |
También se puede hacer esto mismo con varios préstamos, para esto se deben seleccionar los registros y posteriormente hacer clic en el botón Pagos a préstamos a contratos, esto abrirá la misma ventana, pero al ser más de un préstamo se debe seleccionar la opción Un pago por todos los préstamos, esto permitirá pagar todos en un solo movimiento.
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| figura 15. un pago por más de u n préstamo a contrato |