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Requisiciones de almacén.
Configuración:
Las requisiciones de almacén tienen el
objetivo de solicitar al almacén cierto insumo para uso en obra o en
mantenimiento de un equipo, teniendo en cuenta las existencias del insumo
solicitado para permitir su posterior salida.
Al abrir este listado se mostrará
inicialmente las capturas del día actual; sin embargo, puede utilizar el área
de filtros para consultar registros de determinada fecha, almacén, sucursal
entre otros parámetros, cabe mencionar que cada que se cambie un valor para ver
los cambios es necesario presionar el botón “Actualizar Datos”
.
En el listado se apreciarán los datos
principales de cada requisición con el fin de identificar rápidamente cada
registro.
| Imagen 3. Listado de requisiciones de almacén. |
Estas columnas pueden ocultarse en
caso que no sea necesario visualizar alguna columna o agregar en caso que se
desee ver un dato que inicialmente no se ve, esto es mediante el diseñador de
columnas que al hacer click derecho en este listado se muestra la ventana para
seleccionar cada columna que se desee visualizar. Ver Imagen 4 y 5.
| Imagen 4. Diseñador de columnas. |
| Imagen 5. Selección de las columnas. |
Nueva requisición de almacén
Para dar de alta una requisición haga
clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas. En la pantalla “Requisición:
<NUEVA>” se solicitan los datos principales de la requisición y el
detalle de insumos (Ver figura 2).
| Imagen 6. Nueva Requisición de almacén. |
Como parte de los datos principales de
la requisición (ver Imagen 7) debe especificar la fecha de solicitud de la
requisición, el solicitante de la requisición y una descripción corta de la
solicitud (opcional).
| Imagen 7. Datos principales. |
Fecha de solicitud: se asigna automáticamente de acuerdo a la fecha
del día actual sin embargo puede modificarla si lo requiere.
Solicitante: se asigna automáticamente de acuerdo al usuario que se encuentra en
sesión activa.
Descripción corta: añada una descripción de la solicitud, este campo
es opcional.
Folio de requisición: Es un dato numérico consecutivo que se genera
automáticamente de acuerdo a la última requisición capturada en la sucursal a
la que pertenece el usuario que se encuentra en sesión. El Folio de usuario
puede capturarlo si lo desea como alternativo del folio de requisición para
controles internos del departamento o de la empresa.
La sucursal se asigna automáticamente y representa la sucursal
a la que pertenece el usuario que está en sesión.
Estatus: representa el estatus actual de la requisición
puede ser: a revisión, revisada, autorizada, cancelada.
| Imagen 8. Datos generales de requisición. |
En los datos de recepción debe especificar la fecha
en la que desea recibir los insumos, otro dato que debe especificar es el
almacén que recibirá los insumos, considerando que el almacén fue registrado
previamente en el catálogo de almacenes. Por otra parte, si requiere describir
notas generales sobre la requisición también puede hacerlo.
| Imagen 9. Datos de recepción. |
En la sección de seguimiento de estatus puede ver
el estatus actual de la requisición. También puede consultar las fechas de
cuando se revisó, autorizo o cancelo la requisición y las iniciales de los
usuarios que ejecutaron dichas acciones.
En la parte inferior a estos datos solicitados se
tienen los campos: Obra, equipo, orden de trabajo.
Obra: especifica en que obra se está realizando la
solicitud, al seleccionar este campo se desplegara un listado de las obras
activas.
Equipo, orden de trabajo:
determina si esta solicitud es dirigida a un equipo, o a una orden de trabajo
que está en proceso, al seleccionar cualquiera de estos campos se desplegara la
ventana de equipos u ordenes de trabajo en su caso.
| Imagen 10. Obra, equipo y orden de trabajo. |
En la sección detalle de insumos de la requisición (ver Imagen 11) se
ofrecen las funciones necesarias para desglosar los insumos que se solicitan
del almacén.
| Imagen 11. Detalle de insumos. |
Para agregar los insumos que se
solicitaran a almacén haga clic sobre el botón Insertar insumos
, enseguida se desplegara el catálogo de insumos,
correspondiente a los insumos presupuestados para la obra seleccionada, sin embargo,
si desea colocar un insumo que no corresponde a la obra seleccione la Catalogo
General.
Dicha pantalla tiene filtros de visualización
en la parte superior los cuales puede usar para hacer búsquedas más precisas.
| Imagen 12. Insertar insumos. |
Después de agregar los insumos debe complementar
los demás datos (ver Imagen 8), tales como: cantidad y notas. Para especificar
las notas del insumo debe hacer doble clic en la celda: Notas, se mostrará un
formulario pequeño en el que debe capturar las notas. En la requisición
automáticamente se agrega la unidad de medida que tiene asignada el insumo.
| Imagen 13. Insumos solicitados en requisición. |
En caso que la requisición se haya
solicitado para una orden de trabajo, al seleccionar la orden de trabajo, se
añadirá el equipo automáticamente, para insertar los insumos necesarios para el
mantenimiento previamente configurados en el mantenimiento del tipo de equipo,
seleccione el botón “Agregar insumos de mantenimiento preventivo”, se
enlistaran automáticamente.
| Imagen 14. Insumos de mantenimiento preventivo. |
Para guardar la captura de la requisición debe
hacer clic en el botón Grabar
de la barra de
herramientas, enseguida el sistema le asignará el Folio interno del sistema,
con el que será identificado.
| Imagen 15. ID de requisición grabada |
Otras funciones que están disponibles para
manipular el detalle de insumos de la requisición, son las siguientes:
Botón Cancelar insumos. Este botón permite cancelar el volumen de un insumo que por
algún motivo ya no se requiere solicitar, para esto es cuestión de seleccionar
con un clic el insumo y presionar dicho botón. En la pantalla “Cancelación de
partida del insumo” (ver Imagen 15) debe capturar la cantidad a cancelar, el
motivo de la cancelación y quien autorizó la cancelación. Únicamente puede
cancelar el volumen solicitado.
Nota: para la cancelación es únicamente en las
requisiciones que se encuentren parcialmente surtidas, ya que si esta A
Revisión, es posible modificar la cantidad necesaria.
| Imagen 16. ID cancelación |
Botón Cerrar requisición
. Este botón permite cancelar de manera general los volúmenes
de todos los insumos que quedaron pendientes de surtir en la requisición (ver Imagen
17).
Inicialmente la requisición de insumos se encontrará
en estatus A Revisión, sin embargo, para que esta pueda ser surtida puede ser
Revisada y posteriormente Autorizada.
En la pantalla “Requisición”, revise los datos y
enseguida presione el botón de la barra de herramientas que corresponde al
estatus que desea asignarle a la requisición, que puede ser: a revisión, revisada, autorizada o cancelada. Enseguida se desplegará
una ventana similar a la que se muestra en la imagen, donde le será posible
agregar notas y cambiar el estatus.
| Imagen 18. Cambio de estatus de requisición. |
Cuando la requisición se encuentra en un estatus
distinto al de A Revisión, ya no se permitirán modificaciones en la captura por
lo que los campos se mostrarán bloqueados. En el recuadro de seguimiento de
estatus se mostrará los estatus que ha tenido la solicitud, así como la fecha y
usuario que la Reviso u Autorizo.
| Imagen 19. Seguimiento de estatus |
Finalmente, si esta captura se desea
imprimir, para su documentación entre otras funciones, se tiene las opciones de
vista preliminar
, impresión
, exportar a Excel
y enviar por correo
electrónico
.
Para ver la vista previa del formato a
imprimir haga clic sobre el botón Vista preliminar
de la barra de
herramientas, enseguida se cargará la vista preliminar de la requisición de
insumos.
| Imagen 20. Vista preliminar |
