Ubicación: Menú Módulos > Control de obra > Solicitud de anticipos a contratos.
Las solicitudes de anticipo de contrato son como su nombre
lo indica solicitudes que se realizan para pedir una suma de dinero que es
destinada para cubrir los costos que puede generar la obra (Figura 1).
| Figura 1. Solicitud de anticipos de contrato. |
Agregar solicitudes
de anticipos a contratos
La acción de agregar una nueva solicitud de anticipo no se
realiza en el catálogo de Solicitudes de anticipo, esta se realiza desde el
catálogo de Contratos, para agregar una nueva solicitud de anticipo debemos ir
a Módulos -> Control de obra -> Contratos, en ella seleccionamos un contrato
y lo abrimos, en la pestaña de costos podemos ver que se encuentra un recuadro
denominado “Anticipo”, en el que puede añadir uno o varios anticipos del
contrato (Figura 2).
| Figura 2. Apartado de anticipos a contrato. |
Para agregar un nuevo anticipo de clic en el botón “Agregar
anticipo”; con esto nos abrirá una pantalla en la que la mayoría de los datos
se encuentran colocados por default, en ella los únicos datos que colocaremos
son Fecha, %amortizado, %IVA y las notas, una vez que estos datos son agregados
podemos dar clic en el botón guardar para que esa solicitud quede
registrada en el sistema (Figura 3).
| Figura 3. Anticipo Autorizado. |
Una vez guardado el anticipo de contrato, este podrá
visualizarse en la pantalla de captura del contrato o en el listado de
Anticipos a contrato.
| Figura 4. Anticipo de contrato guardado. |
Modificar solicitudes
de anticipos de contratos.
En el catálogo de Solicitudes de anticipos podemos editar
una solicitud, para esto debemos seleccionarla y darle doble clic o dar clic en
el botón de Modificar, con ello nos abrirá una pantalla
en la cual podremos ver la información que guardamos de esa solicitud, los
datos que podemos editar de la solicitud de anticipo son la fecha, las notas,
el % de Anticipo autorizado y el % de IVA (Figura 5).
| Figura 5. Modificar anticipo de contrato. |
Eliminar solicitudes
de anticipos de contratos.
Para eliminar solicitudes de anticipos de contratos debemos
de seleccionar el anticipo y dar clic en el botón de eliminar, con ello nos mostrara un mensaje
para confirmar si deseamos eliminar el anticipo, al dar clic en Si el anticipo
es eliminado del sistema, al dar clic en No el anticipo continúa registrado en
el sistema (Figura 6).
| Figura 6. Eliminar anticipo de contrato. |
También es necesario que la solicitud se encuentre en el
estatus de “A revisión” en caso de que la solicitud no se encuentre en ese
estado nos mandara un mensaje indicando que la solicitud no se encuentra en el
estado de A revisión y por lo tanto no es posible eliminarla.
Cambiar estatus de
las solicitudes.
Cuando una solicitud de anticipo es creada, esta obtiene el
estatus de A revisión, pero para darle un seguimiento a esta debemos de cambiar
su estatus.
El primer estatus al que debemos cambiar la solicitud es
Revisada para ello debemos de dar clic en el botón de Revisar el cual nos abrirá una pantalla en la cual
podremos agregar la fecha en que se autoriza, notas y dando clic en el botón de
Cambiar estatus esta acción es realizada (Figura 7).
| Figura 7. Revisar anticipo de contrato. |
Después de tener la solicitud revisada el siguiente estatus
el de Autorizada, para esto debemos de dar clic en el botón de Autorizar que se encuentra en la barra de herramientas, con ello nos abrirá una
pantalla en la cual nos permitirá agregar la fecha de autorización y notas
sobre la autorización, con ello al darle clic al botón de Cambiar estatus este
pasará de Revisado a Autorizado (Figura 8).
| Figura 8. Autorizar anticipo de contrato. |
Los estatus pueden regresar a el estatus anterior, para ello
debemos de ir dándole clic a los botones del estatus anterior, si está
Autorizada debemos dar clic en el botón de Revisar, si esta Revisada debemos darle
clic en el botón de A revisión , al dar clic a cualquiera de
estos botones nos mostrara un mensaje que nos preguntara si la acción de
retroceder el estatus es lo que deseamos si damos clic en Si el cambio será
realizado si damos clic en No el estatus actual será conservado (Figura 9).
| Figura 9. Retroceder a un estatus anterior. |
Si deseamos cancelar la solicitud debemos dar clic en el
botón de Cancelar, con esto nos abrirá un mensaje
en el que nos pedirá la confirmación de cancelar la solicitud, al dar clic en
el botón Si la solicitud se cancela, si damos clic en el botón No la acción de
cancelar no se efectúa. Al cancelar una solicitud esta conserva los datos, pero
ya no es posible utilizarla, editarla o cambiar el estatus a uno anterior
(Figura 10).
| Figura 10. Cancelar solicitud de anticipo de contrato. |
Facturar Solicitudes
de anticipos
Si la solicitud de anticipo se encuentra autorizada se habilitará
el botón de Factura de anticipo, con la cual podemos agregar una factura a la
solicitud (Figura 11).
| Figura 11. Facturar anticipo de contrato. |
Para facturar la solicitud de anticipo, debemos darle clic
al botón de Generar/abrir factura, el cual desplegará la pantalla de Factura de
proveedores en la cual se creará la factura correspondiente (Figura 12).
| Figura 12. Factura de anticipo de contrato. |
Para grabar la factura de proveedor y posteriormente
realizar su pago, capture el folio y haga clic sobre el botón guardar de la barra de herramientas.
Imprimir, Editar y
Exportar
Si usted lo desea puede imprimir el reporte de solicitud de
anticipo; para ello de clic en el botón de Imprimir de la barra de herramientas del sistema, con
ello les abrirá una pantalla en la cual usted seleccionará la impresora, el
intervalo de páginas y el número de copias que usted necesite (Figura 13).
| Figura 13. Imprimir Solicitud de anticipo de contrato. |
Si desea generar una copia electrónica del reporte usted lo
puede generar con el botón de Exportar, con él se abrirá una pantalla en
la que deberá de seleccionar la ubicación de destino en la cual desea guardar
el archivo y también le pedirá que seleccione el formato del documento, los
formatos en los que puede generar el reporte son PDF, XLS sin formato o XLS con
formato (Figura 14).
| Figura 14. Exportar anticipo de contrato. |
Si antes de imprimir o exportar desea ver el documento, lo
puede realizar con el botón de Vista preliminar , el cual le abrirá una pantalla
con una vista de cómo estarán ordenados los datos, cuantas paginas son y que
información contiene cada una de ellas (Figura 15).
| Figura 15. Vista preliminar de solicitud de anticipo de contrato. |
