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Los cobros se derivan de las ventas realizadas a clientes, y la forma de realizar los cobros pueden ser de distintas formas, ya sea por medio de depósitos, notas de crédito y movimientos bancarios. El centro de cuentas por cobrar es uno de los elementos en donde se integra la parte administrativa con base en controlar todos los movimientos por cobrar a los clientes donde a cada uno archivara un estado de cuenta, su propio historial de antigüedades de saldos. Cada movimiento registrado en este apartado permitirá analizar un flujo de cuentas por cobrar por cada obra, siendo un punto base donde se pueden reflejar parte de los ingresos de una obra.
En el centro de cuentas por cobrar se enlistarán de manera individual todas las facturas parcialmente cobradas, totalmente cobradas o su estado inicial en revisión. Cada una de estas tiene un alcance con respecto a su cobro.
Se hace mención que el apartado del centro de cuentas por cobrar es utilizado para los movimientos de clientes donde pueden provenir por el anticipo a una obra ó una estimación.
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| Centro de Cuentas por cobrar |
Si desea revisar el estatus del estado de cuenta de un cliente primero deberá seleccionar al cliente del listado mostrado en la pestaña Global, puede hacer uso de los filtros de consulta que se encuentran en la parte superior de la ventana para ubicarlo por su clave, moneda, clasificación según el tipo de cliente definido por el usuario, tipo de persona fiscal, estatus o saldo.
Una vez que lo haya encontrado, puede hacer doble clic sobre cualquier campo del registro del cliente, con lo cual el sistema abrirá la pestaña Por cliente, misma que contendrá el historial del cliente o razón social.
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| PESTAÑA POR CLIENTE |
Es esta pestaña observará todas las facturas a revisión, canceladas, parcialmente cobradas, totalmente cobradas; También podrá ver las afectaciones que tiene cada una de ellas con los movimientos que se le realizaron y generar los pagos correspondientes.
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| HISTORIAL DE MOVIMIENTOS POR SERIE |
A continuación, se describen los campos de información que le servirán de ayuda de visualización de la información:
Estado cancelado (C): Es el segundo estado de la facturación, donde previamente ya existió una revisión de la factura y podrá decidirse para cancelar el cobro.
Estado cobrado parcialmente (P): Este estado es manipulado por el sistema he indica que la factura ha sido cobrada en parcialidades por uno o más cobros.
Estado cobrado totalmente (T): Este estado es manipulado por el sistema he indica que la factura ha sido cobrada en su totalidad.
Pestaña Afectaciones realizadas a la factura: En esta opción podrá visualizar todos los movimientos de cobros que se hallan realizado a una factura en específico. Estando en la pestaña podrá seleccionar el cobro y desafectarlo de la factura presionando el botón Eliminar afectación , por lo tanto el depósito o movimiento bancario quedara en un estado pendiente de afectar esperando ser relacionado nuevamente o cancelado.
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| PESTAÑA AFECTACIONES A FACTURAS |
Agregar Facturas a un Movimiento Bancario.
Para agregar la(s) factura(s) que se van afectar a un movimiento. El procedimiento es hacer clic en el botón Insertar afectación en la pestaña afectaciones del movimiento realizado, seleccione la factura y haga clic en el botón seleccionar y aceptar. Este procedimiento se realiza para cada una de las facturas que desea afectar con el movimiento.
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| agregar afectaciones |
Si el importe de la del movimiento se encuentra cubierto en su totalidad le mostrara un mensaje.
El botón Eliminar afectación es utilizado para eliminar una factura que en su momento fue añadida como una afectación al movimiento bancario.
Devoluciones
Para agregar una devolución a un movimiento bancario, el movimiento debe tener un importe pendiente de afectar, por tanto, puede seleccionar un movimiento bancario de tipo cargo de igual o menor importe al importe pendiente.
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| devoluciones |
Los movimientos realizados del apartado de Control de cobros a clientes se pueden modificar siempre y cuando se encuentren en el estado pendiente de afectar y no se haya realizado la póliza de ese movimiento. El procedimiento es, seleccione el movimiento que se encuentra en la pestaña movimientos realizados al cliente, haga clic en el botón Modificar Movimientos, realiza los cambios y guarda las modificaciones. Recuerde que las notas de crédito no se pueden modificar con el procedimiento mencionado anteriormente, se requiere ir al apartado de las mismas.
Cancelar: Los movimientos realizados pueden ser cancelados siempre y cuando no se haya realizado la póliza de ese movimiento. El procedimiento es, seleccione el movimiento que se encuentra en la pestaña movimientos realizados al cliente, haga clic en el botón Cancelar Movimientos. Cualquier movimiento incluyendo las notas de crédito se puede cancelar.
Eliminar: Los movimientos realizados se pueden eliminar, para poder realizar esto el movimiento no tiene que tener afectación a facturas. Para eliminar el movimiento previamente debe ser cancelado, una vez que ha cancelado, ya sea, de depósito o bancario, usted puede eliminarlo. El procedimiento es, seleccione el movimiento que se encuentra en la pestaña movimientos realizados al cliente, haga clic en el botón Eliminar Movimientos.
Conciliación: Teniendo la información del depósito que se realizó a la cuenta de su banco de un movimiento bancario puede realizar a continuación la conciliación del movimiento bancario seleccionado, deberá oprimir el botón conciliar movimiento bancario y este le mostrará un mensaje de confirmación si desea conciliar el movimiento seleccionar opción Si en caso contrario opción No.
Si la opción que selecciono fue positiva automáticamente se desplegará en la pantalla una ventana de fecha de conciliación en la cual elegirá la fecha correspondiente, y después oprimir botón aceptar.
Si desea quitar el estado de conciliación de un movimiento bancario seleccione el movimiento y oprima nuevamente el botón conciliar mostrando en un mensaje de confirmación, si desea proseguir en quitar el estado de conciliación de un movimiento seleccione opción Si en caso contrario opción No.
Cambiar de Sucursal: En dado caso que el movimiento bancario realizado corresponde a otra sucursal de la que se capturo en su momento, puede modificarla seleccionando el registro y posteriormente haga clic en el botón “Cambiar la sucursal de movimientos bancarios”.
Cancelación con nota de crédito: El sistema cuenta con la funcionalidad para cancelar facturas vinculadas a movimientos bancarios de pago de viviendas, para esto, en la captura se tiene que marcar dicha casilla.
Pestaña estado de cuenta
Visualizara más detalladamente los estados de cuenta de cada factura emitida observando el saldo que debe, se proporcionan el filtro de búsqueda por factura y si requiere observar por rangos de fechas puede realizarlo con el campo periodo.
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| saldo |