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Nueva factura de clientes

Permiso
Menú herramientas--> Perfil de Usuario-->Permisos Especiales--> Modulo:Administración--> Cambiar series en factura de clientes

El procedimiento para la captura de la facturación a clientes es, haga clic en el icono nuevo de la barra de herramientas, le mostrará una ventana.

NUEVA FACTURA DE CLIENTE

Lo primero que necesita es capturar la información del área Datos principales donde es necesario identificar la fecha de factura, folio, el nombre del cliente, así como sus datos generales (RFC, dirección, obra de cliente y agente).

Estimación: Es utilizado para seleccionar la estimación que se va facturar. El procedimiento es, haga clic en el botón de búsqueda de estimación , le mostrará una ventana, seleccione la estimación y haga clic en el botón seleccionar. Esta opción no se utiliza cuando la factura es de un anticipo.

Cotización: Tiene la opción de buscar una cotización de clientes de tipo venta directa, para facturar al cliente los insumos cotizados que se logró generar la venta.

Obra de ingresos: Es utilizado para seleccionar la obra que se va afectar con un cobro. El procedimiento es, haga clic en el botón selección, le mostrará un listado desplegable y seleccione la obra; en caso de facturar una estimación o cotización la obra se colocará automáticamente.

Otros Datos

Fecha de entrega: Indica la fecha en la que se espera entregar la mercancía al cliente.

Forma de pago: Debe seleccionar si la factura se emite a crédito o de contado, en caso de ser a crédito, se activara el campo días de crédito, respecto a los días de crédito se calculara la fecha de vencimiento de la factura.

Fecha de vencimiento: muestra la fecha en que se vence la factura, esta se calcula dependiendo del tipo de pago y los días de crédito que se le otorgo al cliente para el pago, en el apartado de clientes.

Método de pago: Debe seleccionar la forma de pago que corresponda.

Lugar de expedición: Debe indicarse el lugar en el que se expide la factura, este dato está orientado a la dirección de la sucursal desde la cual es generado el documento.

Número de cuenta: En este dato se especifica el número de la cuenta bancaria de la empresa, a donde el cliente depositará el monto por concepto de cobro de la factura.

Almacén: Es utilizado cuando generamos una venta de insumos, y nos sirve para hacer referencia del almacén del que saldrán los insumos, para poder seleccionar el almacén damos clic en el botón de búsqueda de almacenes , le mostrara una ventana, seleccione el almacén y de clic en seleccionar, con esto quedara añadido el cliente.

Póliza: muestra el número de póliza que tiene la factura, si es que la tiene, puede hacer clic en el botón de los tres puntos para visualizar el asiento contable. En caso de que la póliza no haya sido generada, al dar clic en este botón, el sistema genera la póliza siempre y cuanto las cuentas contables estén correctamente asignadas a las entidades correspondientes.

Dentro de la sección Seguimiento de estatus el sistema va actualizando el estado de la factura de cliente con respecto a los pagos o cancelación que haya sufrido.

La facturación a clientes, a diferencia de la factura de proveedor, no conlleva un estatus de autorización, siendo así una factura a revisión puede cobrarse parcial o totalmente. Por otra parte, solo si la factura se encuentra a revisión puede ser cancelada.

En el área Formato de impresión, el sistema establece el nombre del archivo de reporte con el que se genera la impresión de la factura a cliente por default, sin embargo, si se tienen formatos adecuados para la facturación, el sistema permite que el nombre del reporte por omisión se borre y se capture directamente el nombre del archivo de reporte con el formato que se desea imprimir la factura.

En la pestaña Detalle de insumos se mostrará la descripción que pueda provenir de una estimación, de lo contrario en esta misma pestaña podrá describir si es un anticipo de una obra.

Botón Insertar Insumos:

Es utilizado para insertar el detalle de la factura, el cual puede ser el insumo con el cual se representará el cobro del anticipo por concepto de inicio de trabajos, esto si es una factura de servicios, pero también es posible agregar insumos de algún almacén si la factura es de tipo venta desde inventario. El procedimiento es: haga clic en el botón Insertar detalle.

Le mostrará una ventana de búsqueda de insumos en la que deberá seleccionar que tipo de insumos se facturaran, si es una factura de servicios se selecciona el insumo de anticipo de obra, por el contrario si es una factura de venta desde inventario tendrá que haber seccionado un almacén y dar clic en actualizar datos con ello le mandara los insumos de dicho almacén, si no selecciono ninguna almacén en la pantalla de Factura de clientes le mandara una alerta indicando que debe colocarla. Una ves definido el tipo de factura y el insumo(s) que necesita márquelo(s) haciendo clic en la cabecera de la fila, acto seguido, haga clic en el botón Seleccionar, y el sistema agregará el o los insumos al detalle de la factura.

Botón Eliminar Insumos: es utilizado para eliminar un detalle. El procedimiento es, seleccione el detalle que desea eliminar y haga clic en el botón Eliminar insumos.

Existen otros tres botones a la derecha del botón eliminar, los cuales se utilizan para agregar diferentes elementos facturables dentro del sistema: Agregar viaje, Agregar remisión y Agregar cortes de renta, respectivamente.

Vincular Viajes o Fletes

Para poder vincular los fletes (viajes) con facturas a clientes es necesario ubicar un insumo especia, esto es en el menú HERRAMIENTAS >> PARAMETROS DE LA EMPRESA >> PESTAÑA CONFIGURACIONES DEL SISTEMA, ahí debe ubicar el modulo de Facturación en la lista desplegable y a continuación escribir la clave del insumo que utilizará como enlace sobre la columna valor en el espacio que corresponde a la CLAVE llamada InsumoEnlaceFletes. Acto seguido, de clic en el botón Grabar. Una vez hecho lo anterior (configuración que se realiza una sola vez), solo es necesario hacer clic en el botón Agregar viaje, acto seguido, aparecerá en un listado en forma de ventana el cual contiene los fletes pendientes de facturar, dicho listado cuenta con filtros de consulta, entre los que destacan: ID flete, cliente, origen, destino, periodo, equipo, ticket, entre otros.

Debe seleccionarse el flete que se desee facturar de modo que quede marcado con color azul y después dar clic en el botón SELECCIONAR.

Facturar remisiones

Para facturar las remisiones no es necesario especificar algún insumo en las configuraciones del sistema, solamente debe dar clic en el botón Agregar remisión, ante lo cual aparecerá una ventana en donde puede seleccionar las remisiones que incluirá en la factura, puede buscar las remisiones en la factura con ayuda de los filtros de consulta, entre los que destacan: Remisión, periodo, obra, equipo o pedido. De igual modo debe seleccionarse con color azul la o las remisiones deseadas y después dar clic en el botón SELECCIONAR.

Cortes de rentas

El último botón es utilizado par agregar cortes de renta, para lograr este proceso primero es necesario realizar lo siguiente:

Se debe ubicar un insumo especial, esto es en el menú HERRAMIENTAS >> PARAMETROS DE LA EMPRESA >> PESTAÑA CONFIGURACIONES DEL SISTEMA, ahí debe ubicar el modulo de Control de rentas en la lista desplegable y a continuación escribir la clave del insumo que utilizará como enlace sobre la columna valor en el espacio que corresponde a la CLAVE llamada InsumoEnlaceFacturasRentas. Acto seguido, de clic en el botón Grabar.

Una vez hecho lo anterior (configuración que se realiza una sola vez), solo es necesario hacer clic en el botón Agregar cortes de renta, acto seguido, aparecerá en un listado en forma de ventana el cual contiene los cortes de renta pendientes de facturar, dicho listado cuenta con filtros de consulta, entre los que destacan: Contrato, periodo y sucursal.

Debe seleccionarse el corte que se desee facturar de modo que quede marcado con color azul y después dar clic en el botón SELECCIONAR.

En la pestaña Costos se verá reflejada la suma del importe del detalle, además en esta pestaña podrá asignar descuentos al cobro, el porcentaje de impuesto y algunas retenciones por el manejo de garantía.

Cambiar serie del insumo facturado


Permiso
Menú herramientas--> Perfil de Usuario-->Permisos Especiales--> Modulo:Administración--> Cambiar series en factura de clientes

Cuando se utiliza.

Se tiene la factura de Clientes y se carga un insumo el cual se vincula con una serie, posteriormente se observa que la serie era la incorrecta y la factura ya se encuentra timbrada o con póliza y no se quiere deshacer los seguimientos posteriores para cambiar la serie.

Si se cuenta con dicho permiso el proceso sería el siguiente:

Se abre la factura y se selecciona el insumo con la serie a cambiar, posteriormente se selecciona el botón Cambiar series del insumo.

BOTÓN CAMBIAR SERIE DE INSUMOS

El sistema desplegará una ventana con las series disponibles para modificar, se debe seleccionar las series a cambiar y posteriormente dar clic sobre el botón Cambiar, con ello el sistema liberará la primera serie enlazada quedando solo esta ultima serie.

CAMBIO DE SERIE

Capturar importes manualmente: si marca esta casilla, el sistema le habilitará las casillas de los importes para que sean indicadas manualmente.

Moneda: le mostrará el tipo de moneda que se le asigno previamente en el catálogo clientes. Puede cambiar el tipo, el procedimiento es, haga clic en el botón selección, le mostrará un listado desplegable y seleccione el tipo de moneda.

Tipo de Cambio: muestra el tipo de cambio que se capturo previamente en el catálogo de tipos de cambio, pero puede ser configurado de acuerdo al tipo de cambio actual si es que no se ha actualizado el catálogo de tipos de cambio.

Si la moneda es extranjera, el sistema muestra el dato del total de la factura en moneda nacional. Si la factura es en moneda nacional, este dato coincidirá con el total de la factura.

En la misma pestaña costos, el sistema tiene los alcances necesarios para que la factura lleve los descuentos, retenciones, deductivas e impuestos manejados en la industria de la construcción:

Inmediatamente después del importe, se encuentra un campo para indicar otro tipo de gastos y una casilla para indicar un posible porcentaje de descuento que la factura pudiera llegar a tener. 

Continuando, también es posible indicar porcentajes de Amortización anticipo y Retención Garantía, con dos rubros que pueden ser indicados libremente y un espacio para ajuste por centavos.